Devletler, şirketler ve kişiler olarak başımıza ne geliyorsa ürettiğimizden çok tüketmemizden geliyor. Yani olmayan para harcanınca, bütçe açık veriyor. Bütçenin açık vermesi sadece içinde bulunulan dönemi değil, gelecekte elde edilecek gelirin de peşinen tüketilmesi nedeniyle, izleyen dönemleri de son derece olumsuz yönde etkiliyor. İşte bu nedenle her türlü problem oluşmaya başlıyor. Ülkemizde bireylerin borçlanma oranı, bazı kriterlere göre hala diğer ülkelere göre daha düşük olabilir ama yine de milyonlarca kişinin gelirinden çok daha fazlasını harcayarak borç kıskacında olduğunu hepimiz biliyoruz. Bunun iki nedeni var. Birincisi sistemin tüketimi inanılmaz derecede teşvik etmesi nedeniyle ortaya çıkan aşırı harcama alışkanlığı, ikincisi ise gelir düzeyinin tüketilecek alanlara göre oldukça yetersiz olması. Her iki durum da aynı sonucu doğuruyor: Bütçe açığı.
Yazımız konusu işletmeler olduğundan bütçeyi bu açıdan inceleyelim. Öncelikle bütçe nedir? En basit tanımı, “işletmenin amaçlarına ulaşması için rakamlarla ifade edilen bir plandır.”
Bütçenin işletme hiyerarşideki yerine bakıldığında bütçenin vizyon, misyon, strateji ve işletme politikalarının alt fonksiyonu olduğu görülür. Yani bütçenin bu yapılara uygun bir şekilde oluşturulması gerekir. Aksi durum işletmeyi başarısızlığa sürükler.
İdeal bir bütçe;
• Her şeyden önce gerçekçi olmalı.
• Ana politikalarla uyumlu olmalı.
• Belirli bir zaman dilimini ihtiva etmeli.
• Kaynakları en etkin bir şekilde dağıtmalı.
• Tüm gider ve gelir kalemlerini içermeli.
• Olası risk ve fırsatları kapsamalı.
• Muhtemel sorunları önceden görmeli.
• Makro ekonomik gelişmeleri dikkate almalı. Bütçeye öncelikle yönetici ve patronlar inanmalı,
önemli ölçüde bağlı kalmalıdırlar. Aksi halde bütçenin, dolayısıyla şirketin başarılı olması söz konusu olamaz. Bütçe hazırlanırken katılımcı olunması ve bütçeyi uygulayacak kişilerin buna tam olarak inanmasının sağlanması gerekir. Bunun için toplantılar yapılmalı, gerekirse eğitimler düzenlenmeli.
Bütçe genellikle yıllık dönem için yapılır ve dönem içinde bütçe – gerçekleşme toplantıları ile etkin bir şekilde takip edilir. Bütçe, işletmenin belirlenen zaman dilimindeki hedeflerine göre insan kaynakları politikalarından tutun, organizasyon yapısına kadar pek çok değişikliği içerir. Bir anlamda bütçeye bakıldığında işletmenin ne yapmak istediği net olarak görülür. Bütçe hazırlanırken öncelikle giderler tahmin edilir sonra buna ilişkin gelirler oluşturulur. Bir anlamda giderleri karşılayacak gelir yaratılmaya çalışılır. Bu yapılamazsa, giderlerde olabildiğince muhafazakar bir yaklaşım sergilenebilir. Zorunlu giderlerde kesinti yapmak kolay olmayabilir. Ama bazı harcama kalemlerinde bunu yapmak mümkündür.
Bütçede yer alan hedeflerin ilgili kişi ve bölümlere hedef olarak verilmesi gerekir. Bunu yazılı yapmakta büyük yarar var. Örneğin satış bölümü yıllık, aylık, haftalık ve hatta günlük hedeflerini bilmeli. Ya da satın alma yöneticisi nelere, ne kadar harcama yapacağını bilmeli ve buna önem vermeli.
Gerek satış–ciroda ve gerekse harcamalarda performans takibi etkin bir şekilde yapılmalı. Yazımızın konusu dışında ama burada elde edilecek sonuçlar üzerinden personeli teşvik edici bir kısım primler de verilmeli.
Ülkemizde pek çok işletmede bütçe anlayışı ne yazık ki çok yerleşik değildir. Bütçe yapılır ama çoğu zaman gerektiği şekilde uygulanmaz. Yani bütçe disiplini yoktur. Bu nedenle, dönem içinde, planda olmayan yatırım – tüketim kararları verilir, sonra da doğal olarak finansman ihtiyacı doğar.
Bu durum ek maliyetlerin oluşmasına, dolayısıyla karın negatif yönde etkilenmesine neden olur. Moraller bozulur. Elbette bazı durumlarda bütçede değişikliğe gidip, yeni yatırımlar yapmak gerekebilir ama bunun nadiren ve çok haklı gerekçeler çıkması halinde, bütçe revizyonu yapılarak gerçekleştirilmesi gerekir.
O halde işletme bütçesi mutlaka oluşturulmalı. Bütçenin ayakları yere sağlam basmalı, gerçekçi olmalı, ilgili çalışanların destek ve katılımıyla oluşturulmalı. Yıl içinde etkin bir şekilde takibi yapılmalı, gerekirse bütçede hedeflenenin üzerinde performans gösteren bölümler – çalışanlar ödüllendirilmeli. Bütçe asla bir angarya olarak görülmemeli, aksine vizyon, misyon, strateji ve politikaların bir parçası olarak yerini almalı. Aksi durum, işletmenin önemli sıkıntılar yaşamasına neden olabilir. Aman dikkat..!
Vizyon
Şaban Çağıran
Denizbank A.Ş.
Genel Müdürlük/Grup Müdürü
