Lütfen bekleyin..
Kemal Çiftçi

Kemal Çiftçi

Görev tanımı ne sağlar?

1 Şubat 2016

İşletmeler bakımından, kurumsal yönetim ilkelerini uygulamayıp, oldukça başarılı sonuçlar elde etmek mümkün. Bu durum sürdürülebilir bir durum olmayabilir, ancak kararların hızlı alınması, risk alma iştahının ve buna bağlı olarak getiri olasılığının artması, maliyet avantajı, tek bir liderin (patron) etkinliği vs. hususları dikkate alındığında önemli avantajları olduğu açıktır.

Kurumsal yapılarda uzun süreler başarılı olarak, üst düzey yönetici sıfatıyla görev almış pek çok yönetici, kurumsal olmayan patron şirketlerinde görev aldığında aynı başarıyı genellikle yakalayamıyor. Bunun nedeni, kurumsallaşmış, belirli bir sistemi olan yapılarda, şirketin vizyon-misyon ve stratejisi ile çalışanların görev tanımlarının netleştirilmiş olduğu ortama alışan yöneticilerin, kararların kurullarda değil, anlık olarak, çoğu kez tartışılmadan alınan kararlara onay verememesinin yanında, kendi adına ani karar süreçlerini yönetememesidir. Bu durumdan, kurumsallaşmaya karşı çıkılması gerektiği anlamı çıkarılamaz.

“NE İŞ OLSA YAPARIM” KÜLTÜRÜ

Bir başka gerçek ise işletmeler büyüdükçe kurumsallaşma ihtiyacı ve de bunun getireceği maliyet ve bürokrasi artışı kaçınılmazdır. İşletmenin büyümesi, buna bağlı süreç ve çalışan sayısının artması, vizyon ve stratejiye uygun organizasyon yapısı ile görev tanımlarının oluşturulması, bütün bunların değişen ihtiyaçlara göre güncel tutulmasını zorunlu kılar.

İşletmenin organizasyon yapısı ve görev tanımları, büyüyen organizasyonlarda, hız, ürün-hizmet kalitesi, verimlilik, müşteri odaklılık ve benzeri konularda işletmenin etkinliğinin artırılmasına büyük katkı sağlar. Görev tanımları, işveren bakımından,işlerin çalışanların bilgi ve kabiliyetlerine göre dağıtılması, çalışanlar bakımından ise istenen hizmet ve görevdir. Sonuç olarak, görev tanımlarının oluşturulması “işin sahipsiz kalmasını, kişilerin de işsiz kalmasını” ortadan kaldırır, bu nedenle çok önemlidir. “Ne iş olsa yaparım” kültürü büyüyen yapılarda ihtiyacı karşılayamaz. Bir işletmede, ölçeği ne olursa olsun, özellikle dokümante edilmiş görev paylaşımı yoluna gidilmelidir.

Bir tiyatro oyununda, takım sporlarında, devlet yönetiminde, orduda, belediyelerde, ailede, okulda, insan vücudunda bile görev paylaşımı vardır. Forvetinin görevini yapmadığı bir futbol takımında, defansın sağlam olması, galibiyeti getirmez. Aynı şekilde, bir işletmede, satış bölümü görevini iyi yapamıyor ise üretimin kalite ve çokluğunun bir yararı olmaz, hatta zararı bile olur. Demek ki etkin bir iş bölümü ve buna bağlı olarak görev tanımları oluşturulması, iş sonuçlarına büyük katkı sağlayacaktır.

İşletmeler, bazın aynı işi birden fazla kişiye verir. Ama unutulmamalıdır ki “bir işin birden fazla sahibi varsa, o iş sahipsiz demektir.

İş hayatımızda sıklıkla görürüz. Bazen çalışanların hem üretimin başında, hem de satıştan sorumlu olduğunu görürüz. Ya da tersten bakacak olursak, aynı işi birden fazla kişinin yapması beklenir. Unutulmamalıdır ki “bir işin birden fazla sahibi varsa, o iş sahipsiz demektir.”

Görev tanımı yapılması aynı zamanda yetki ve sorumluluk verme/alma anlamına da gelir. Zira, yetki ve sorumluluk olmadan görev tanımının içi boş kalır, etkisizleşir. Yetkisi olmadığı halde sorumluluk alan çalışandan verim beklemek yanlıştır. Böyle bir çalışanla karşılaşan müşterinin de memnun ayrılması söz konusu değildir.

İSO 9001 – 2001 standardına bakıldığında da Yönetim Sorumluğu maddesinde, müşteri odaklılık, planlama, kalite politikası ile yönetimin sonuçları gözden geçirmesi yanında, sorumluk, yetki dağılımın çok önemli bir yer tuttuğu görülüyor. Yani standart, yetki, sorumluluk ve görev tanımları konusunda yönetime önemli bir sorumluluk vermekte, adeta aksi durumda yönetimi sorumlu tutuyor.

KURUMSAL HAFIZA, KURUMSAL KÜLTÜR

Özetlersek, işletmenin vizyon, misyon ve stratejisine uygun bir organizasyon yapısı ve görev tanımlarının oluşturulması, aynı zamanda işin de süreç tanımlarının yapılmasını zorunlu hale getiriyor, böylece önem ve etkinliğini daha da artırmaktadır. Bütün bunların yani, iş süreçleri, görev, yetki ve sorumlulukların dokümante edilerek uygulanması,

· Süreçlerin tanımlanmasını, ölçülmesini ve hatta izlenmesini zorunlu kılar,

· İşin kişilere bağlı olmasını engeller,

· İşin sahipsiz, çalışanın da işsiz kalmasını ortadan kaldırır,

· Kurumsal hafıza ve kurumsal kültürün oluşmasını sağlar,

· Müşteri memnuniyetini artırır,

· Pozitif iş sonuçları oluşturur.

Şaban ÇAĞIRAN

Linkler
bmV0aGFiZXJ5YXppbGltaS5jb20=